Leg jij vast wat je bespreekt met je prospects en klanten?

Informatie. Het kan saleskansen maken of breken. In een vorige blog: Loop jij nog warm voor koude acquisitie?, gaf ik een voorbeeld over hoe belangrijk het onderhouden van je relaties is en welke mooie dingen hier uit kunnen voortvloeien. Om relatiebeheer goed uit te voeren, is het belangrijk dat je vastlegt wanneer je je relaties spreekt of ziet en wat je met hen bespreekt. Volledige informatie voorkomt verrassingen.

Hoe doe ik dat dan?

Het vastleggen van informatie kan op vele manieren. Van gespreksverslagen in Word, tot het registreren van deze informatie in een Customer Relationship Management Systeem (CRM), of het bijhouden van gegevens in andere programma’s. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn en jij bepaalt hoe je dit wilt doen.

Waarom zou ik dat doen?

Het belangrijkste is dat de informatie vastgelegd wordt en beschikbaar is. Niet alleen voor jou, maar ook voor anderen in je bedrijf. Dat wordt extra belangrijk zodra er personeelsverloop is. Er kan dan kennis voor het bedrijf verloren gaan. Het is immers nergens vastgelegd op een plek die voor anderen toegankelijk is. Het niet (juist) vastleggen van informatie over je relaties kan tot rare situaties leiden.

Informatie ter voorbereiding

Jaren geleden werd ik, werkzaam als Business Developer in Management Consulting, gevraagd afspraken te plannen bij een bedrijf in de Automotive industrie. Zoals altijd, onderzocht ik in ons CRM systeem welke personen wij daar al geïdentificeerd hadden en of wij deze al benaderd en/of ontmoet hadden, waarbij ik tegelijkertijd ons systeem opschoonde door deze informatie te vergelijken met beschikbare online informatie. Het laatste wat je natuurlijk wilt, als je contact met een bedrijf opneemt en naar een bepaalde persoon vraagt, is dat je te horen krijgt dat deze persoon er niet meer werkt. Zonde van je voorbereiding en tijd. Het is niet altijd te voorkomen en afhankelijk van welke informatie je kunt vinden, maar een goede voorbereiding is het halve werk.

De benadering

In overleg met de Business Development Executive (BDE) waarmee ik samenwerkte, benaderde ik uiteindelijk een aantal personen binnen dit bedrijf, waaronder “meneer X”. Volgens ons CRM systeem was er wel eens contact met hem gezocht door andere Business Developers, lang geleden, maar was er nooit een afspraak geweest. Gezien de lange tijd sinds het laatste contact, was dit voor mij een “koude benadering”. Ik refereerde naar onze uitgebreide ervaring in de Automotive industrie en raakvlakken met hun bedrijf en het lukte om een afspraak met meneer X te plannen voor mijn collega. Mijn collega ging erheen, ervan uitgaande dat dit een voor ons geheel nieuw contact was en bereidde zich voor op een eerste kennismaking.

Een onaangename verrassing

Tot mijn collega’s grote verbazing, vernam hij van meneer X dat er al eerder contact met ons was geweest en meneer X liet hem het visitekaartje zien van een voormalige BDE die al jaren niet meer voor ons werkzaam was. Je kunt je vast wel voorstellen hoe ongemakkelijk de situatie werd. Een eerste kennismaking was het opeens niet meer, maar er was geen voorkennis over een eerder gesprek. Hoe los je dat dan ter plekke op? Gelukkig was mijn collega zeer ervaren en redde hij zich er wel uit. Toch was dit een zeer onverwachte wending waarbij wij onprofessioneel overkwamen.

Terugkoppeling

Na zijn afspraak vertelde mijn collega wat er gebeurd was. Ik voelde me verschrikkelijk, het was immers mijn verantwoordelijkheid om hem te informeren over ons verleden met meneer X. Echter, ik wist niet beter dan dat er geen verleden was. Er was geen informatie in ons CRM systeem en ook in mijn contact met meneer X had hij niet aangegeven al eens eerder iemand van ons bedrijf ontmoet te hebben.

Het belang van (juiste) informatie

Ik werd mij extra bewust van het belang van informatie. Niet iedereen vind het even fijn om gespreksverslagen en informatie van visitekaartjes ergens vast te leggen. Ik heb met vele mensen samengewerkt. Sommigen maakten altijd een verslag en scanden het visitekaartje voor mij, zodat ik dit in ons CRM systeem kon vastleggen. Anderen vonden dat soort werkzaamheden maar niets en deelden niet altijd de benodigde informatie. Op het moment dat de collega in kwestie nog werkzaam is voor het bedrijf is het wellicht niet zo’n probleem. Op het moment dat ze het bedrijf verlaten des te meer.

Hoe leg jij informatie over relaties vast? Volledige informatie voorkomt verrassingen.